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Documentos fiscais eletrônicos são meios utilizados para registrar e comprovar transações comerciais diversas, seja de compra e venda de produtos ou de prestação de serviços. E o que antes era emitido manualmente, em sua maioria, hoje deve ser feito através de sistemas informatizados, que permitem que tais documentos sejam emitidos e enviados eletronicamente.

Ao todo, dez itens compõem a lista dos principais documentos fiscais gerados eletronicamente. Entre eles estão as notas fiscais, os conhecimentos de transporte e os manifestos.

Veja a seguir para que se destina cada um deles:

A nota fiscal eletrônica (NF-e modelo 55) é o documento fiscal eletrônico mais popular e só existe no formato digital. Sua emissão deve ser realizada para operações comerciais que envolvem a circulação de mercadorias, venda para pessoas jurídicas, transferência, devolução, entre outros.

Assim como a NF-e, a nota fiscal de serviços eletrônica (NFS-e) também se trata de documento digital, que serve para registrar e comprovar transações comerciais relativas a prestação de serviços. É gerado e armazenado em sistemas eletrônicos pela Receita Federal, através das prefeituras ou mesmo por entidades conveniadas.

A NFC-e é um importante documento fiscal eletrônico, utilizado para estimar o valor de ICMS de mercadorias vendidas no varejo. Esse tipo de NF substitui o cupom fiscal gerado pela Emissor de Cupom Fiscal (ECF) e também a nota fiscal modelo 2.

Quando uma NFC-e é emitida, a Secretaria da Fazendo Estadual (SEFAZ) consegue ter acesso instantâneo, e por isso uma das principais vantagens desse tipo de documento eletrônico é a diminuição da burocracia, pois extingue a necessidade de fiscalização das máquinas emissoras. Além da facilidade de integração com dispositivos móveis, redução de custos operacionais e desperdícios de material com impressão.

O CF-e é um dos documentos fiscais eletrônicos mais populares, emitido por grande parte do varejo (supermercados e postos de combustível são exemplos clássicos de empresas que utilizam esse tipo de documento fiscal). 

O processo de emissão do Cupom Fiscal, apesar de ser totalmente eletrônico, pode variar de acordo com cada determinação fazendária estadual.

A nota eletrônica avulsa (NFA-e) é um documento fiscal que atende profissionais autônomos que não possuem CNPJ, micro e pequenas empresas, microempreendedores individuais (MEIs) e os não contribuintes do ICMS. 

Alguns estados também permitem a utilização da nota avulsa por contribuinte com CNPJ e Inscrição Estadual que não realizem operações comerciais interestaduais, e que ainda façam uso de blocos de nota fiscal manual.

Contudo, nas operações comerciais interestaduais a emissão de documento fiscal eletrônico é obrigatória, e para a emissão de notas avulsas eletrônicas, as Secretarias da Fazenda costumam disponibilizar esse serviço através de atendimento no posto fiscal. 

Serviços de transporte vêm acompanhados do Conhecimento Eletrônico (CT-e), um documento que, assim como a NF-e, é emitido e armazenado eletronicamente, possuindo ainda o documento auxiliar DACTE. 

A finalidade do CT-e é a prestação de contas sobre os serviços relativos à movimentação de cargas em todos os modais de transporte – rodoviário, ferroviário, aéreo, aquaviário e dutoviário, uma vez que nesse documento são anexadas as notas fiscais das mercadorias transportadas.

Além do registro da operação de transporte, a emissão do CTe também garante o recolhimento de impostos como ICMS, PIS e COFINS.

O CT-e OS é utilizado para registrar e comprovar as transações comerciais de transporte que não se enquadram no CT-e. Este documento deve ser emitido nos seguintes casos:

• transportadoras ou empresas de viagem que prestam serviços de transporte intermunicipais, interestaduais ou internacionais, seja em veículo próprio ou fretado;

• transportadoras de valores, que queiram abranger todas as atividades realizadas, em relação a cada um dos tomadores do serviço, na data de contabilização do tributo;

• empresas de transporte de passageiros que necessitem integrar todos os documentos relativos ao excesso de bagagens e malas expedidos naquele mês, no fim da apuração dos impostos. 
  

O MDF-e está entre os documentos fiscais eletrônicos relacionados aos serviços de transporte de carga. Emitido e armazenado eletronicamente, serve para vincular os documentos fiscais transportados (como a NF-e e o CT-e) e  acompanhar o registro desses documentos em trânsito, identificando as unidades de carga utilizadas. 

O manifesto eletrônico de documentos fiscais deve ser feito por empresas que prestam serviço de transporte nas operações que envolvam mais de um CT-e. Ou ainda por outras empresas, onde as operações de transporte sejam realizadas em veículos próprios, arrendados, ou através da contratação de transportador autônomo, onde haja mais de uma nota fiscal.

A Carta de Correção eletrônica (CC-e) foi desenvolvida para auxiliar empresas na correção de falhas de NF-e em alguns campos do documento.

Contudo, o formato eletrônico deste documento fiscal não é adotado em todo Brasil, por isso é necessário consultar a disponibilidade na Secretaria da Fazendo do estado de atuação da empresa.