As lojas, independente do segmento que trabalham, possuem vários processos fiscais que devem ser realizados para garantir que a empresa esteja atuando dentro das leis impostas pela Receita Federal.

O cumprimento é obrigatório, existindo diferentes processos com emissão de notas de entrada, de saída e o controle correto para realizar a arrecadação de impostos. Entretanto, pode ser um desafio para empreendedores e colaboradores que não possuem conhecimento aprofundado ou muito tempo disponível para realizá-los.

Com um sistema de gestão fiscal, é possível garantir vários benefícios que listamos nesse conteúdo, facilitando o dia a dia de sua gestão fiscal e evitando vários problemas com o Fisco e um impacto negativo no seu faturamento. Confira tudo abaixo!

O que compreende a gestão fiscal?

A gestão fiscal, que pode ser facilitada com um sistema próprio para esse fim, engloba o controle e organização de todos os processos ligados aos tributos dentro de uma empresa.

Uma das prioridades é garantir que tudo seja feito conforme as exigências das leis tributárias, que exigem a emissão de documentos que comprovem compras e vendas, para então realizar cálculos específicos para o pagamento de impostos ao governo.

Inclusive, quando a gestão fiscal é feita corretamente com conhecimento sobre processos e adequações de suas compras e faturamentos, pode até haver economia em tributos que devem ser pagos.

Para que processos de emissão ou recebimento e notas fiscais, armazenamento correto de documentos, dentre outros processos, a gestão fiscal pode ser simplificada e realizada de forma mais assertiva com o uso de um sistema de gestão fiscal para lojas.

Confira abaixo as principais formas como esse sistema digital ajudará sua loja a realizar uma gestão fiscal muito com menores chances de erro, evitando multas e aumentando a produtividade de seus colaboradores.

1. Reduz erros e melhora a produtividade dos colaboradores

O processo de registrar dados é trabalhoso e normalmente gera vários problemas como lançamento incorreto, dados duplicados, formatações erradas, entre outros.

Com um sistema de gestão você economiza tempo para focar em coisas que importam mais na loja, ganhando mais produtividade e desempenho nas atividades e se prevenindo de erros comuns de processos feitos manualmente.

Com um sistema, o trabalho é simplificado porque já existem padrões pré-definidos, o que facilita o preenchimento de notas e outros documentos. Ainda é possível, por exemplo, gerar automaticamente arquivos XML e PDF para enviar NF-es por e-mail (para clientes ou fornecedores).

Lojas que possuem filiais também podem se beneficiar ao integrar sistemas de diferentes unidades para acompanhar e gerir a parte fiscal da empresa.

2. Garante mais segurança ao emitir notas fiscais eletrônicas

Muitas pessoas ainda possuem certa resistência em usar sistemas de gestão fiscal porque acreditam que os dados da empresa podem ficar vulneráveis, já que os processos utilizam conexão à internet.

Entretanto, se enganam ao pensar isso, porque essa maneira de armazenar dados online e enviar certificações digitais desses documentos na realidade melhoram a segurança e controle das informações e documentos emitidos.

Até um tempo atrás, a implantação e o uso de um sistema fiscal com total segurança podia exigir uma equipe com vários funcionários, mas esse cenário mudou, já que os softwares e sistemas são simples de serem usados e automatizam grande parte das tarefas no ambiente virtual.

O sistema também facilitará sua gestão tributária, possibilitando cruzar dados e conferir documentos de forma mais ágil, até mesmo para consultar quando os produtos estão em transporte.

Como todas as informações estão organizadas em um banco de dados protegido, a consulta é muito mais simples e rápida.

3. Dados organizados ajudam a entender seus clientes

Com um sistema centralizando todas as emissões de notas fiscais, é possível você entender a quantidade de produtos comprados, o que facilita a compreensão dos hábitos de consumo de seus consumidores.

Essa informação é muito importante porque permite realizar estratégias de vendas com base no histórico de seu negócio, aproveitando oportunidades que não eram enxergadas antes, ou identificando pontos de melhoria para aumentar a venda de certos produtos ou serviços com baixa performance.

4. Calcule os impostos corretamente e com mais segurança

Além do controle e emissão de notas fiscais, sua loja precisa realizar o cálculo e recolhimento de impostos para repassar ao Fisco. Essas demandas tributárias geralmente causam dúvida e insegurança, tanto pelo processo em si, quanto pelo cálculo errado devido a documentos que sumiram ou estão faltando no controle manual.

Com o sistema, é possível realizar tudo de forma descomplicada e apurada, já que todos os dados foram inseridos e catalogados para poder realizar o cálculo corretamente. As chances de erros humanos e tempo desperdiçado com cálculos manuais também são muito menores.

Assim, a loja fica livre de possíveis multas pelo pagamento de tributos incorretos ou fiscalizações aleatórias que podem acontecer. O prejuízo financeiro pode ser alto e podem até mesmo exigir a paralisação da empresa.

5. Gera economia com impressão e armazenamento

Além da economia de tempo, um sistema de gestão fiscal também ajuda a economizar dinheiro. Isso acontece ao não ser necessário realizar diversas impressões de notas e documentos.

Realizar armazenamento físico também vai gerar custos, tanto pela necessidade de espaço necessário para isso, quanto mobiliário, pastas e outros para realizar o armazenamento.

Isso se dá porque é necessário armazenar notas e documentos por pelo menos cinco anos da data de emissão, segundo exigências da Receita Federal. Imagine o volume de papéis que isso pode gerar, sem falar nos impactos ao meio ambiente.

Melhorar seu controle financeiro

Ao realizar sua operação fiscal através de um sistema que armazena todos os dados, seu controle financeiro também pode encontrar campo para melhorias.

Isso porque você consegue ter uma visão mais aprofundada do negócio para além do fluxo de caixa. O sistema vai permitir que você analise dados como:



• Os preços de venda e a margem de lucro que você obtém;
• Seus gastos fixos e variáveis;
• Variabilidade de taxas ou impostos aplicados em seus produtos;
• Controle sobre cronograma para pagamento de impostos.

Com todas essas informações não fica difícil entender como um sistema de gestão fiscal pode ajudar sua loja de diferentes maneiras, não só trazendo mais praticidade ao dia a dia da gestão do negócio, mas também te protegendo contra erros, multas e outros problemas que podem tirar seu sono. 

Conte com a Config e descubra todos os serviços e funções disponíveis para melhorar a produtividade de seu recebimento. Se preferir, entre em contato para receber ajuda e tirar suas dúvidas.