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Serviço de Recuperação de Arquivos

Por Wilson Silva (Presidente da Config Soluções Tecnológicas)


 


Desde  a 1ª nota fiscal eletrônica com validade jurídica emitida em 2006, a grade maioria das empresas recebe os arquivos digitais (xml) das Notas Fiscais Eletrônicas emitidas pelos seus fornecedores. Passados todos esses anos, embora esse processo já seja frequente, muitas empresas ainda não estão em “compliance” com as regras de documentos fiscais eletrônicos. E porque isso?


Simplesmente, porque não deram a devida importância para a questão do recebimento e guarda dos arquivos recebidos, já que a criticidade sempre esteve na emissão dos documentos o que comprometia o faturamento das empresas.


Bom, ocorre que atualmente, todas as empresas já tem essa questão resolvida ou seja independente da solução utilizada, estão operando entre si e enviando arquivos digitais para todos os lados, através de contas de email, web services, ftp etc...


Mas, aonde estão esses arquivos digitais (xmls)??


Resposta correta: deveriam estar armazenados em um local (HD, DVD, outros meios seguros) devidamente validados do ponto de vista fiscal (compliance) e disponíveis para acesso a qualquer momento quando de uma auditoria fiscal.


Infelizmente com a grande maioria das empresas, a situação não é bem essa. Ainda existem muitos casos em que as empresas tem os documentos em papel (DANFES no caso de NF-e e DACTES no caso de CT-e) armazenados, mas o respectivo arquivo digital está em algum local ou nem mesmo foi enviado pelo seu emitente (o fornecedor).


E como mudar essa situação?


Nestes casos, dependendo da quantidade de arquivos não recebidos, o melhor é fazer um trabalho de recuperação destes arquivos, efetuando a busca e respectivo “download” através de uma ferramenta apropriada.


E, a partir de uma data de corte, criar um processo de recebimento dos arquivos eletrônicos e utilizar uma solução que atenda todo o fluxo desde a chegada do “xml” e/ou DANFE/DACTE  até a validação e guarda do arquivo digital.


Portanto, não espere receber a visita do fisco digital para iniciar um trabalho no sentido de ter uma base de dados com todos os documentos digitais emitidos pela sua empresa.


A Config Soluções Tecnológicas com todo “know how” na gestão de documentos fiscais eletrônicos tem um serviço específico para esses casos ou seja, efetua a recuperação dos XMLs dos Clientes e Fornecedores desde 2009.  Este serviço irá garantir que todos os arquivos de XML’s  resgatados foram de fato validados pela SEFAZ, sem nenhuma complicação e sem correr o risco de autuações por não ter o documento eletrônico.


 Serviços:


-   Conciliação ERP e/ou planilha Excel. Cruzamento das chaves de acesso dos documentos emitidos por terceiros armazenados no ERP com a planilha para identificar as chaves que não possuem “xml”


-   Recuperação dos “xml’s” na SEFAZ referente as chaves de acesso sem XML;


-   Importação dos “xml’s” para a Pasta ou Diretórios a definir;


-   Geração dos relatórios:


-   Chaves de acesso de documentos inseridos no ERP que estejam com status cancelado na SEFAZ;


-   Quantidade de “xml´s” recuperados;


-   Fornecedores que não enviam “xml´s”.